什邡市“三定”举措推进交易档案规范化建设

什邡市公共资源交易中心聚焦交易项目档案类型多、数量大、保存期限长的特点，采取“三定”模式，推动档案规范化建设，为各方交易主体提供高效、便捷的档案查询服务。共累计收集整理项目档案3700余盒，提供档案查询、借阅上百次。

一是“定人”管理强规范。落实档案专管员，选配政治可靠、认真负责的人员负责档案管理工作，进一步规范档案归档范围、时间与质量要求。明确环节负责人，按照“谁受理、谁组织，谁整理、谁移交”原则，由项目负责人及时收集整理交易过程资料，最后交由受理股室完成项目档案组卷归档，实现档案资料闭环管理。配备档案查询员，严格执行项目档案调（借）阅审批制度，按“申请—批准—查阅（借阅）—归还”流程办理，未经批准一律不得查阅（借阅）档案。

二是“定时”归档重质效。按照内控制度相关要求，规范整理交易服务过程中产生的电子文档、纸质资料以及音视频资料等，在项目结果公告质疑期满后5个工作日内，完成项目资料收集整理，按照“一标一档”编排归档。同步建立档案电子索引目录，方便快速有效地查找所需档案，提高档案查询工作效率。

三是“定期”巡检保安全。对电子档案实行定期抽检，针对在省政府采购一体化平台实施的电子交易项目，按季度抽取重大项目查看电子档案归档情况，及时提醒采购人完成相关资料上传和备案下载，确保档案资料完整性。对纸质档案实行定期巡查，每月对档案室存放的纸质档案进行巡检巡查，查看档案资料有无受潮、虫蛀等情况，对发现的问题及时处理，确保档案资料安全。

图为档案室日常巡查